Aviso de Privacidad

1. Alcance

Este Aviso aplica a la información que SynapsePay obtiene directamente de visitantes del sitio web, prospectos, representantes de empresas clientes, administradores y usuarios autorizados.

Cuando una empresa cliente carga o administra en SynapsePay información personal correspondiente a sus empleados, contratistas u otras personas vinculadas con su organización, SynapsePay procesa esa información por cuenta de la empresa cliente y conforme a sus instrucciones.

2. Información que podemos tratar

SynapsePay puede tratar información de identificación y contacto, como nombre, dirección de correo electrónico, número telefónico, empresa y cargo.

En relación con cuentas de usuario podemos tratar identificadores de cuenta, credenciales administradas por el sistema de autenticación, permisos, roles y registros relacionados con el acceso y uso de la plataforma.

Cuando una empresa cliente utiliza las funciones de gestión de fuerza laboral, la plataforma puede procesar información sobre personas asociadas a esa empresa, incluyendo datos de identificación, relación o función dentro de la organización, perfiles de pago, tarifas históricas, horas registradas, periodos de pago, revisiones, aprobaciones y documentos generados a partir de la información proporcionada por el cliente.

La plataforma también genera información técnica y de auditoría relacionada con determinadas acciones realizadas dentro del sistema.

La información concreta procesada dependerá de las funciones habilitadas para cada empresa cliente.

3. Información proporcionada por empresas clientes

Las empresas clientes son responsables de asegurarse de que cuentan con autoridad y una base jurídica adecuada para proporcionar a SynapsePay información personal sobre sus trabajadores, contratistas, representantes u otras personas.

SynapsePay utilizará esos datos únicamente para prestar, mantener, proteger y dar soporte al servicio contratado, cumplir instrucciones documentadas del cliente y cumplir obligaciones legales aplicables.

SynapsePay no utilizará los datos de trabajadores suministrados por un cliente para publicidad dirigida o para crear perfiles comerciales independientes de esas personas.

4. Finalidades del tratamiento

Podemos utilizar información personal para:

• Proporcionar y administrar cuentas de SynapsePay.
• Autenticar usuarios y controlar permisos.
• Operar las funcionalidades contratadas.
• Registrar y organizar información relacionada con personas, horas y periodos de pago.
• Generar documentos de pago basados en datos proporcionados o aprobados por el cliente.
• Mantener registros de auditoría.
• Brindar soporte técnico.
• Prevenir abuso, fraude o acceso no autorizado.
• Responder a consultas y administrar relaciones comerciales.
• Enviar comunicaciones solicitadas y mantener una lista de espera cuando corresponda.
• Cumplir obligaciones legales aplicables.

5. Información relacionada con pagos

SynapsePay puede utilizar tarifas, horas aprobadas y otros datos habilitados en la plataforma para generar documentación o cálculos relacionados con el pago de una persona.

SynapsePay no mantiene saldos de trabajadores o clientes y la plataforma no sustituye al banco, institución financiera o mecanismo utilizado por la empresa cliente para efectuar el pago.

La empresa cliente es responsable de revisar y validar la información antes de utilizarla para efectuar cualquier pago.

6. Proveedores tecnológicos y subprocesadores

Podemos utilizar terceros que proporcionan infraestructura tecnológica necesaria para operar SynapsePay, como alojamiento, bases de datos, autenticación, almacenamiento, correo electrónico, monitoreo y otros servicios de infraestructura.

Estos proveedores solamente podrán recibir la información necesaria para realizar los servicios contratados y estarán sujetos a las obligaciones contractuales aplicables.

La lista de proveedores que procesan datos de clientes se mantiene actualizada en synapsepay.org/subprocesadores y también puede ponerse a disposición del cliente previa solicitud.

7. Venta y publicidad

SynapsePay no autoriza la venta de datos personales contenidos en las cuentas de sus empresas clientes ni su utilización para publicidad conductual entre contextos.

Los datos de una empresa cliente no podrán utilizarse para beneficiar comercialmente a otra empresa cliente, salvo información agregada o anonimizada de forma que no identifique razonablemente a una persona o empresa, y siempre que dicho uso sea permitido por el contrato y la legislación aplicable.

8. Conservación

Conservaremos la información durante el tiempo razonablemente necesario para prestar los servicios, mantener la cuenta, cumplir las instrucciones de la empresa cliente y satisfacer obligaciones legales, contractuales, contables, de seguridad o de resolución de disputas.

Cuando termine la relación contractual, la conservación, exportación y eliminación de los datos de la empresa cliente se regirá por el Contrato de Servicios y el correspondiente Anexo de Tratamiento de Datos.

No conservaremos información personal indefinidamente simplemente porque técnicamente sea posible hacerlo.

9. Seguridad

SynapsePay mantiene medidas administrativas, técnicas y organizativas destinadas a proteger la información contra acceso, alteración, pérdida, divulgación o uso no autorizado, teniendo en cuenta la naturaleza del servicio y los riesgos asociados.

En caso de un incidente que afecte información de una empresa cliente, SynapsePay actuará conforme al contrato y a las obligaciones de notificación que resulten aplicables.

10. Derechos y solicitudes de privacidad

Dependiendo de la jurisdicción y de las circunstancias, una persona puede disponer de derechos relacionados con el acceso, corrección, eliminación, portabilidad o limitación de determinados tratamientos de sus datos personales.

Cuando SynapsePay haya recibido la información directamente de la persona, las solicitudes pueden enviarse a management@synapseagent.org.

Cuando la información haya sido proporcionada por un empleador, contratante u otra empresa cliente de SynapsePay, la persona deberá dirigir inicialmente su solicitud a esa organización. Cuando corresponda, SynapsePay colaborará con la empresa cliente para atender solicitudes válidas.

Podemos solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad o autoridad de quien presenta una solicitud.

11. Transferencias y procesamiento internacional

SynapsePay y sus proveedores tecnológicos pueden procesar información desde distintas jurisdicciones.

Cuando una transferencia internacional de datos requiera un mecanismo jurídico específico, SynapsePay y la empresa cliente implementarán las salvaguardas exigidas por la legislación aplicable.

La contratación de SynapsePay por una empresa no elimina las obligaciones que dicha empresa pueda tener respecto de sus trabajadores o de transferencias internacionales de información.

12. Sitio web y tecnologías similares

El sitio puede utilizar tecnologías necesarias para seguridad, funcionamiento, mantenimiento de sesiones y preferencias.

Si SynapsePay incorpora herramientas de analítica, marketing o tecnologías no esenciales que requieran información o consentimiento previo conforme a la legislación aplicable, deberán implementarse los mecanismos correspondientes antes de activar dichas tecnologías.

13. Menores

SynapsePay es un servicio destinado a organizaciones y usuarios empresariales y no está dirigido a menores de edad para su uso personal.

Las empresas clientes no deberán utilizar la plataforma para recopilar información de menores salvo que tengan una necesidad legítima, autoridad suficiente y hayan acordado previamente con SynapsePay las condiciones correspondientes.

14. Cambios

Podemos actualizar este Aviso para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos.

Cuando un cambio sea material, actualizaremos la fecha indicada al inicio y adoptaremos los mecanismos de notificación que correspondan según las circunstancias.